„Wissen in Bewegung“ - Wissensmanagement in der Raiffeisen Informatik

    12. Juni 2012 von Mag. Ulrike Rauch

    Seit 2003 wird Wissensmanagement in der Raiffeisen Informatik (R-IT) strukturiert umgesetzt. Ausgangspunkt war die strategische Entscheidung, in den freien IT-Markt einzutreten, was neue Kunden und Produkte, komplexere Arbeitsteiligkeiten und ein starkes Mitarbeiterwachstum zur Folge hatte.

    Dieser Artikel ist im GfWM-Newsletter 3/2011 erschienen.

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    Das übergeordnete Ziel der Wissensmanagementinitiative der R-IT ist die Schaffung einer wissensfokussierten Unternehmenskultur. Es soll ein Bewusstsein geschaffen werden und mehr Effizienz und Effektivität im Umgang mit dieser Ressource erreicht werden.

    Die Knowledge Group

    Die Knowledge Group ist Träger und Initiator der Wissensmanagement- Initiative und setzt sich aus engagierten Mitarbeitern aus allen Bereichen des Unternehmens zusammen. Wichtig ist eine Unterstützung des Managements, weshalb alle Maßnahmen im Zuge der Jahresplanung eingebracht und von der Geschäftsleitung freigegeben werden.

    Abgeleitet aus den strategischen Unternehmenszielen werden jedes Jahr zahlreiche Maßnahmen entwickelt. Dabei geht es nicht darum, alles von Grund auf neu zu erfinden, sondern bereits Bewährtes bekannt zu machen, weiterzuentwickeln und mitzuhelfen, dass alle MitarbeiterInnen von bereits gemachten Erfahrungen profitieren können.

    Besonders erfreulich sind die zunehmend eigenständigen Initiativen von einzelnen Abteilungen und Bereichen zum betrieblichen Wissensaustausch. Waren einzelne Maßnahmen in den ersten Jahren primär von der Knowledge Group initiiert und getragen, zeigt sich nun eine starke dezentrale Motivation, Wissensinhalte zu verbreitern und Beiträge zum unternehmensweiten Wissensaustausch zu setzen. Damit wird eine positive Dynamik in Gang gesetzt, die letztendlich das zentrale Ziel jeder Wissensmanagement- Initiative darstellt: Die Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters und jeder Führungskraft, positive Akzente zum optimalen Umgang mit Wissen zu setzen!

    Im Folgenden werden einige Maßnahmen zur Initiative „Wissen in Bewegung“ beschrieben, die in den letzten Jahren in der R-IT umgesetzt wurden.

    Wissensgemeinschaften und Wissensaustausch

    Wissensgemeinschaften sind Gruppen von Personen, die ein Anliegen, Probleme oder eine Leidenschaft für ein bestimmtes Thema teilen. Sie vertiefen ihr Wissen, indem sie innerhalb dieser Gruppe darüber kommunizieren. Ein Beispiel für einen sehr gut funktionierenden Wissensaustausch ist die Wissensgemeinschaft der Projektmanager – genannt „PIQUE“ (Projekt-Info-Quartals-Event). Diese Wissensgemeinschaft tritt einmal im Quartal zusammen und bespricht aktuelle Themen, wobei auch die Meinung der vom jeweiligen Thema betroffenen Personen eingeholt wird. Diese Veranstaltungsreihe, geleitet durch das Projekt Management Office, erfreut sich großer Beliebtheit, da es eine wichtige Austauschmöglichkeit bietet und Vorschlägen der Teilnehmer Platz einräumt. So werden viele Themenvorschläge aus den Zuschauerreihen generiert, die dann für den nächsten Termin aufbereitet werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Wissenssicherung. Dabei steht nicht nur die Bewahrung des jahrelang aufgebauten Wissens eines Mitarbeiters, der in den Ruhestand geht oder das Unternehmen verlässt, sondern auch die Dokumentation von Wissen, das von Mitarbeitern für die tägliche Arbeit benötigt wird, im Vordergrund. Durch eine ausführliche Wissensablage wird die Vertretung eines Mitarbeiters für die Kollegen erheblich erleichtert.

    Expertenwissen

    Die R-IT verfügt über viele Mitarbeiter die ein sehr breites Fachwissen besitzen oder Experten auf einem gewissen Gebiet sind. Ziel dieser Maßnahme ist es, dieses Wissen mittels Schulungen und Vorträgen an die KollegInnen weiterzugeben. Seit einigen Jahren werden regelmäßig (Bildungs-) Schwerpunkte gesetzt, die die Fachexperten motivieren, ihr gesammeltes Wissen mittels Schulungen und Vorträgen an andere Kollegen weiterzugeben. In diesem Zusammenhang wurde eine Schulungsunterlagen- Sammlung die laufend erweitert wird allen Mitarbeitern im Intranet zugänglich gemacht. Die R-IT Bildungsschwerpunkte werden inzwischen ausschließlich von R-IT Mitarbeitern als Vortragende durchgeführt. Der Begriff „Expertenwissen“ konnte dadurch auf ein neues Niveau gehoben werden. Die Bereitschaft der fachlichen Experten, Vorträge zu erarbeiten und abzuhalten ist stets beispiellos. So konnten bis dato mehr als vierzig Vorträge angeboten werden, die sich großer Nachfrage erfreuen. Als zusätzlicher Anreiz für die Weitergabe des eigenen Fachwissens wird seit 2008 der „Interne Trainer des Jahres“ ermittelt und mit Bildungsgutscheinen belohnt. Bewertet werden dabei die Anzahl der abgehaltenen Schulungen je TrainerIn innerhalb eines Jahres.

    Interne Wissenstools und Raiffeisen Informatik Wiki

    Die internen Wissenstools werden laufend weiterentwickelt und in Maßnahmen der Knowledge Group bearbeitet. Neben laufenden Aktualisierungen im „Who is Who“, der internen Wissenträgerlandkarte, wird besonderes Augenmerk auf das unternehmensinterne Wiki gelegt.

    Insgesamt wurden seit der Veröffentlichung des R-IT- Wikis über 3.000 Artikel zu Begriffen, Fachausdrücken oder Abkürzungen von den Mitarbeitern hinterlegt. Das R-IT-Wiki hat sich somit als firmenweite Informationsplattform bestens etabliert. Um eine größere Akzeptanz und Verwendung zu erreichen, werden laufend Schulungen angeboten.

    Wissen in Prozessen

    Die Verankerung von Methoden zur wissensorientierten Unternehmensführung in Prozessen stellt in gewisser Weise die Königsdisziplin des Wissensmanagements dar. Erst durch verbindliche Festlegung in Form von Prozessbeschreibungen und Bereitstellung von situativen Tools – insbesondere in den wertschöpfenden Prozessen – kann eine unternehmensweite Anwendung sicher gestellt werden. In diesem Sinne wurde im abgelaufenen Jahr eine für die R-IT unternehmenskritische Schnittstelle bearbeitet und unter Miteinbeziehung der jeweiligen Prozessverantwortlichen weiter entwickelt. Durch die Entwicklung einer Checkliste und einer wissensaustauschorientierten Übergabe zwischen Vertriebs- und Bereitstellungsprozess kann ein Wissensverlust an dieser Stelle nun vermieden werden.

    Wissenskultur

    Nach dem Sprichwort „steter Tropfen höhlt den Stein“ werden jedes Jahr Aktivitäten gesetzt, um die Wissenskultur in der R-IT laufend weiter zu entwickeln. Die Ergebnisse der jährlich durchgeführten Umfrage zum Thema „Wissenskultur“ dienen als Grundlage für weitere Wissensmanagement- Maßnahmen. Aufbauend auf diesen Ergebnissen wurde z.B. das Handbuch „Wissensaustausch“ erstellt. Dieses Handbuch bietet einen Überblick über die Vorteile, Wissen innerhalb der Organisation auszutauschen und über konkrete Maßnahmen, um diesen Austausch zu fördern. Das Handbuch spricht insbesondere Führungskräfte an, um ihnen ein Werkzeug zu bieten, mit dem sie ihre Mitarbeiter zur Wissensweitergabe anregen können. Seit 2004 veranstaltet die R-IT interne Wissensmanagement- Messen unter dem Titel „KnowIT“. Bei diesen Wissensmessen werden den Mitarbeitern die neuesten Fortschritte im Wissensmanagement des Unternehmens vorgestellt, wobei stets unterschiedliche Themenschwerpunkte gesetzt werden. So stand beispielsweise 2009 das Thema „Arbeitsplatz der Zukunft“ im Mittelpunkt der hausinternen „Wissensmesse“. Neben internen Vorträgen zu aktuellen Maßnahmen der Knowledge Group sprachen auch zwei externe Gastredner zu den Themen „Toolset für Knowledge Worker“ und „Büroarchitektur in wissensbasierten Organisationen“. Zusätzlich wurde eine virtuelle Welt für die Mitarbeiter zum Ausprobieren zur Verfügung gestellt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Wissensmanagement inzwischen schon fest in der Kultur der R-IT verankert ist und viele Maßnahmen bereits selbstverständlich für die MitarbeiterInnen geworden sind.

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