Persönliches Wissensmanagement - ein Selbstführungskonzept zur routinierteren Begegnung mit der Informationsflut. Ein Überblick.

    09. November 2004 von Stephanie Markstahler, Matthias Siebert

    Persönliches Wissensmanagement geht auf den Bedarf, die zunehmende Informationsflut zu organisieren, ein und stellt ein Selbstführungskonzept vor, um der Informationsflut, und den daraus resultierenden Anforderungen an die selbständige Entwicklung von Informations- und Lernstrategien, sinnvoll zu begegnen.

    1. Einleitung

    Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind an ihren Arbeitsplätzen und auch privat einer Informationsflut ausgesetzt. Bezogen auf das Phänomen "Wissensgesellschaft" bedeutet das, dass sie quantitativ (und nicht qualitativ!) überinformiert sind. Das hat zur Folge, dass sie mit der qualitativen Informationsbeschaffung und -bearbeitung Schwierigkeiten bekommen. Diese kann innerhalb der Wissensflut aufgrund der daraus resultierenden Schwierigkeiten nicht mehr richtig organisiert werden.

    Wir alle kennen es: nach zwei Wochen Urlaub platzt das Email-Postfach, Akten türmen sich auf dem Schreibtisch, Fachbücher und -zeitschriften starren uns an: was hiervon ist nun wirklich wichtig?

    Außerdem werden wir ständig mit dem schnellen Verlust an Aktualität konfrontiert: Was wir heute wissen, ist unter Umständen morgen veraltet. Das heißt: Es geht auch um die Aneignung und Speicherung neuen Wissens, so kurzfristig, dass man bei Entstehen des Bedarfs an dem neuen Wissen am besten bereits über dieses Wissen verfügen sollte.

    Dies alles wird aber meist noch von persönlichen Gefühlen der Überforderung, aber auch der Angst, die richtige Information nicht schnell genug herausfiltern zu können oder diese bei Bedarf nicht wieder zu finden, übertroffen.

    2. Konzept

    Persönliches Wissensmanagement möchte den "Nutzenden" dazu befähigen, sich Schritt für Schritt erfolgreicher mit der Informationsflut auseinanderzusetzen und proaktiv der Informationsschwemme zu begegnen: die Informationen sollen dabei für die Nutzenden arbeiten, nicht umgekehrt.

    Abbildung 1

     

    Persönliches Wissensmanagement setzt sich aus drei übergeordneten Teilbereichen zusammen:

     

    • Wissensmanagement und Lernpsychologie:
      Diese Bereiche betreffen die organisationale und die individuelle Lernorganisation. Persönliches Wissensmanagement stellt im besten Fall eine optimale Synthese und Verknüpfung von beiden Bereichen dar: ausgerichtet an den organisationalen Wissensmanagementzielen orientiert sich das persönliche Lernen. Die Wissensziele der Organisation beziehen sich auf die Möglichkeiten der Mitarbeitenden und deren Austausch untereinander. Dabei ist das Betriebswissen mehr als die Summe des Wissens aller Mitarbeitenden, Wissen bleibt - entgegengesetzt der verbreiteten Meinung, Wissen müsse für sich behalten werden, da es einen Machtfaktor darstellt - eins der wenigen Güter, das sich bei Austausch vermehrt. Sollte die jeweilige Organisation kein Wissensmanagementsystem vorhalten oder eine Einbettung in den organisationalen Kontext nicht vorgesehen oder notwendig sein ("privates" Interesse), so profitiert die persönliche Lernstrategie von den Prozessen des Wissensmanagements, die z.B. eine Wissensinventur in Form einer Wissenslandkarte vorsehen. Nicht nur Organisationen, sondern gerade auch Individuen profitieren davon, ihr Wissen abzubilden und transparent und damit gff. für andere zugänglich zu machen. So kann jederzeit auf bereits vorhandenes Wissen zurückgegriffen werden.
    • Zeit- und Selbstmanagement:
      Schwierigkeiten im persönlichen Umgang mit Wissen und Informationen rühren häufig daher, dass Zeit- und Selbstmanagement optimiert werden könnten. Das Management des eigenen Arbeitsplatzes hat nicht erst seit "Simplify" erheblich mit einer erfolgreichen Bewältigung der Informationsflut und mit dem effizienten Management von Dokumenten zu tun. Vermutlich ist ein Hauptteil verschwendeter Kräfte damit zu erklären, dass Individuen viel zu lange (und vor allem immer wieder neu) nach Informationen suchen, die sich eigentlich unlängst in unmittelbarer Nähe befinden, weil sie bereits zuvor - irgendwann einmal - gesucht, leider nicht wieder auffindbar abgelegt oder schlichtweg vergessen wurden. Wesentlich für "Zeit- und Selbstmanagement" im Zusammenhang mit persönlichem Wissensmanagement ist die Arbeit mit Zielen. So wichtig Ziele für ein gutes Selbstmanagement sind, so wichtig sind sie für ein erfolgreiches Wissensmanagement: ohne die Definition von Wissenszielen ist jede Bemühung um das Identifizieren des benötigten Wissens, jede Bewertung zu erschließender Informationsquellen und jede Strategieentwicklung zum Umgang mit Informationen nicht halb so effektiv.
    • Kreative Arbeitstechniken:
      Wer sich unter Kreativen Arbeitstechniken nur das vielfach bekannte Brainstorming vorstellt, unterschätzt das Potenzial dieser einfach zu erlernenden und anzuwenden Arbeitstechniken. Wenn es darum geht, schnell aus eingefahrenen Spuren und Denkmustern auszubrechen, ist es oft günstiger, sich selber auf den Weg nach einer neuen Lösung zu begeben, als längere Zeit nach einem passenden Dokument oder Wissensträger zu recherchieren. Die Methoden verhelfen Individuen hierbei zu einem "kreativen Sprung", indem sie beispielsweise bewusst mit Imaginationen oder auch räumlichen Veränderungen arbeiten, die weiterhin die Veränderung von Denkstilen und -ebenen erleichtern. Wer hierbei denkt, Kreativität sei "angeboren" oder Künstlern und Chaoten vorbehalten, hat weit gefehlt. Kreativität ist erwiesenermaßen erlernbar, und zwar zu jeder Zeit und in jedem Lebensalter.
      Kreative Arbeitstechniken kommen auch zum Einsatz, wenn Sie z.B. gemeinsam mit Ihrem Team nach neuen Wegen suchen, Wissen aktiv zu managen. Innovationen setzen sich häufig nicht durch, weil sie nicht mit anderen geteilt werden und bereits nur im Ursprung eines Einzelnen zu finden sind. Das kreative Arbeiten kann alleine erfolgen, zeichnet sich allerdings im Großteil der bekannten Methoden dadurch aus, dass Individuen sich durch die Konfrontation mit Impulsen gegenseitig triggern und hierdurch nicht nur ungewöhnlich-neue Lösungen für existierende Probleme mit der Informationsflut entwickeln können, sondern gleichzeitig einen "Wissensgenerator auf Teamebene" etablieren: Sie umgehen das Problem, dass Wissensmanagement als ein Hauptproblem enttarnt hat: das implizites Wissen zu explizitem Wissen werden muss. Das hier entstehende Wissen ist direkt explizit.

    3. Kernprozesse des persönlichen Wissensmanagements

    Es hat sich herausgestellt, dass neben der Unterscheidung der oben dargestellten Teilbereiche eine Unterscheidung in zwei Kernprozesse des persönlichen Wissensmanagements einen großen Sinn macht. Eine Vermischung der beiden Prozesse führt häufig zu Verwirrung, die nicht zur Lösung der Schwierigkeiten im Bereich Wissen und Informationen beiträgt, obwohl sich natürlich die Bereiche der zwei Kernprozesse wechselseitig bedingen.

    3.1 Lernen lernen

    Durch die intensive Beschäftigung mit der Frage, welche Lernstrategien Sie präferieren, und eine Abstimmung auf die Erfordernisse Ihrer Arbeitszusammenhänge, optimieren Sie den Weg, bei sich persönlich Wissen aufzubauen. Häufig organisieren Individuen sich dies bezüglich unzureichend: die unstrukturierte Suche nach Informationen gleicht der Suche nach der Nadel im Heuhaufen, der Transformationsprozess von Informationen in Wissen läuft mit großen Reibungsverlusten ab, das vorhandene Wissen wird nicht richtig gespeichert, gepflegt, etc.

    Zunächst ist es dafür notwendig sich einen Überblick über vorhandene Lernstrategien zu schaffen und diese zu trainieren. In Anblick der Tatsache einer größeren Zeitersparnis scheint es insbesondere notwendig, ausreichend Zeit darauf zu verwenden, ein hohes Maß an Sicherheit im Umgang mit Lernstrategien zu erhalten.Die sichere Einschätzung von Informationsquellen und deren Nutzbarkeit bei einem speziellen Bedarf ist die Grundvoraussetzung einer effektiven Behaltensleistung.

    Seitenlange Texte gespickt mit Fremdwörtern überfordern die Lesenden nicht nur, sondern demotivieren sie auch. Programme zum schnelleren Lesen und die gezielte Suche nach der wichtigen Information schaffen weit mehr Überblick und einen Zeit sparenderen Umgang mit Texten.

    Reflexiv das eigene Lernverhalten zu beobachten und an den Schwachstellen anzusetzen heißt für die Methode des persönlichen Wissensmanagements, auch die eigenen Potenziale zu erkennen und zu fördern.

    In diesem Zusammenhang macht auch eine biografische Analyse des Lernverhaltens und eine deutliche Fokussierung auf Stärken und Potenziale einen Sinn: Wir haben eher gelernt, auf unsere Schwächen zu achten. Fordern wir Menschen auf, positive Eigenschaften zu nennen, werden wir häufig gefragt, ob man nicht nach negativen Eigenschaften fragen könne, da kenne man sich doch viel besser aus. Die Kunst des positiven Denkens im Sinne einer positiven Selbsteinschätzung und einer Zielformulierung ist für viele Menschen noch immer nicht selbstverständlich. Insofern ist es empfehlenswert, vorhandene Muster zunächst zu identifizieren, um sie anschließend zu verändern.

    Jeder Mensch lernt anders. Hier muss jede/r die individuelle Strategie selber finden. Diesen Prozessen mit Struktur zu begegnen ist ein bedeutsames Erfolgskriterium.

    3.2 Informationsflut bewältigen

    Dieser Kernprozess berücksichtigt die organisatorisch-toolorientierte Komponente von Wissensmanagementprozessen. Arbeitsplatzorganisation und dynamische Prozeduren der gezielten Bewertung und Auswahl von Wissensquellen stehen hier genau so im Vordergrund, wie die Strukturierung des persönlichen Arbeitsplatzes mit einfachsten Mitteln wie einer Hängeregistratur, die nach bestimmten Kriterien geordnet und bedient wird, die sinnvolle Abspeicherung von E-Mails oder der Umgang mit MemoCards.

    Indem Sie für eine festgelegte Zeit ein Informationstagebuch führen, entlarven Sie Zeit- und Energiefresser. Zeit- und Selbstmanagement sowie die harten Faktoren der Wissensmanagementprozesse sind innerhalb dieses Kernprozesses angesiedelt.

    4. Umsetzung im Arbeitsalltag

    Persönliches Wissensmanagement ist von jeder und jedem schnell erlern- und umsetzbar. In der eigenen Arbeit können z.B. durch die ergänzende, regelmäßige Nutzung eines Literaturverwaltungsprogramms und eines digitalen Karteikastens bereits in sehr kurzer Zeit sichtbare Erfolge erzielt werden. Das Erlernen von sinnvollen Strategien zur Informationsverarbeitung und Schulung der Behaltensleistung vor dem Hintergrund modernster Erkenntnisse der Kognitionspsychologie wirkt demnach nicht nur Zeit einsparend, sondern bildet einen zunehmenden Anreiz zur Motivation für alle Mitarbeitenden.

    Persönliches Wissensmanagement ist nicht gebunden an organisationale Gegebenheiten oder Voraussetzungen und daher ein Konzept, das Einzelne in die Lage versetzt, auch ohne den Rückhalt einer Gesamtorganisation den Erfolg versprechenden Weg des Wissensmanagements einzuschlagen.

    Ein gezieltes Training ist hierfür unerlässlich.

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