Knowledge Management auf dem Marktplatz des Wissens

    12. November 2002 von Dr. Ellen Walther-Klaus

    Ein pragmatischer Ansatz war gefragt, um den Mitarbeitern der T-Systems International GmbH das vorhandene Wissen schnell bereit zu stellen. Aus dem Zusammenschluss verschiedener Telekom-Töchter und dem Debis Systemhaus entstanden, steht das Systemhaus dabei vor einer besonderen Herausforderung. Denn in den vergangenen Jahren sind über zwanzig unterschiedliche Projekte, Applikationen und Werkzeuge für das Knowledge Management entstanden, die nun zusammengefasst und im gesamten Konzern zugänglich gemacht werden.

    Einleitung

    Berkom, DeTeSystem, DeTeCSM, T-Nova, Debis Systemhaus ... - die Liste der Firmen, die seit Februar 2001 unter dem Dach von T-Systems International GmbH (TSI) zum zweitgrößten europäischen Systemanbieter für Informationstechnologie und Telekommunikation zusammengewachsen sind, ist lang. Und ebenso vielfältig sind die Wissensmanagement-Projekte, die in den vergangenen Jahren in den unterschiedlichen Unternehmen und Konzernbereichen entstanden sind. T-Systems - neben T-Mobile, T-Online und T-Com eine der vier Konzerndivisionen der Deutschen Telekom AG - bietet Großkunden international aus einer Hand klassische Leistungen aus Informationstechnologie (IT) und Telekommunikation (TK) sowie integrierte Lösungen aus dem Konvergenzbereich beider Märkte. Das Unternehmen entwickelt sich immer mehr zu einer "Knowledge Based Company", deren Kerngeschäft vor allem in der Anwendung von Wissen besteht.

    Grundlage dieses wissensbasierten Lösungsgeschäfts beim Kunden ist die Verknüpfung und Anwendung des Wissens und Könnens aller Mitarbeiter. Um dieses Ziel zu erreichen, verfolgt T-Systems einen eher pragmatischen Ansatz, der sich von den häufig sehr weit gehenden Überlegungen in anderen Unternehmen abhebt.

    Vernetzung erfolgreicher KM-Lösungen

    Dabei kann auf die bereits vorhandenen Erfahrungen und in der Praxis schon erfolgreich umgesetzten Lösungen aufgebaut werden. Zum Teil handelt es sich jedoch auch um Parallelentwicklungen. Deshalb soll nun unter Beteiligung der Mitarbeiter herausgefunden werden, welche der vorhandenen Lösungen für das Knowledge Management künftig für das gesamte Unternehmen genutzt werden können. Dazu wurde im Intranet von T-Systems der KM-Marketplace eingerichtet, auf dem alle existierenden Applikationen, Konzepte und Informationen zum Thema gebündelt und für jeden Mitarbeiter zugänglich gemacht werden.

    Die Zielstellung dieses Projekts besteht zunächst einmal darin, das in der Vergangenheit gewonnene Know-how auf diesem Sektor sichtbar zu machen und es in einem weiteren Schritt gruppenspezifisch zur Verfügung zu stellen. Zu diesem Zweck waren alle Teams, die sich bei TSI und ihren zum Teil auch heute noch rechtlich selbstständigen Töchtern bereits im Knowledge Management engagiert hatten, aufgefordert, in einem Workshop diese Aktivitäten vorzustellen. In einem weiteren Schritt wurden 22 verschiedene Projekte, Tools und Applikationen allen Mitarbeitern auf dem KM-Marketplace zur Ansicht zur Verfügung gestellt.

    Definierte Kriterien für den Markt-Erfolg

    Jede dieser KM-Initiativen wird von den entsprechenden Teams im Intranet aktiv beworben. Denn schließlich soll das Votum der Mitarbeiter über ihren weiteren Einsatz im Gesamtunternehmen entscheiden. Vor der Präsentation auf dem Marktplatz hatte dazu jede Gruppe eigenständig Erfolgskriterien für ihr Projekt definiert. Denn die Einsparung von Arbeitszeit ist zum Beispiel nur ein Faktor. Bei der Verwendung eines Tools kommt es auch darauf an, ob damit etwa die Kundenzufriedenheit erhöht, die Durchlaufzeit von Projekten vermindert, die Angebotszeiten verringert oder die Speicherplatzkapazität deutlich gesenkt werden können. Es ist allerdings wichtig, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass diese Kennziffern keine Kontrollmaßnahmen nach sich ziehen werden.

    Die Mitarbeiter entscheiden

    Nun sind alle Mitarbeiter bei T-Systems weltweit aufgerufen, anhand dieser Kriterien die Zweckmäßigkeit der einzelnen Knowledge-Management-Lösungen für die Tätigkeit ihrer Business Unit zu bewerten. Auf Grund dieser Resonanz wird dann in den nächsten Monaten entschieden, welche Anwendungen und Tools im gesamten Konzern bereitgestellt werden sollen und welche Migrations- bzw. Integrationsmöglichkeiten es dabei gibt. Mit dem KM-Marketplace wird T-Systems in die Lage versetzt, den Nutzwert der existierenden Aktivitäten im Wissensmanagement sowohl bereichsübergreifend als auch unternehmensweit zu ermitteln. Auch der Nutzen der einzelnen Applikationen für die Vernetzung der Wissensarbeit und für die konkrete Unterstützung der Mitarbeiter kann am Ende dieses Prozesses definiert werden.

    Ein durchaus erwünschter Nebeneffekt: Durch den breiten Einsatz einzelner Tools und Applikationen, die in die Geschäftsprozesse integriert werden, soll das "junge" Unternehmen T-Systems weiter zusammenwachsen. Das wirkt sich dann auch positiv auf die äußerst heterogene IT-Landschaft der Telekom-Tochter aus, die derzeit vereinheitlicht und gestrafft wird. So gab es beim Zusammenschluss im Frühjahr 2001 im Unternehmen über 1.000 Intranet-Server, die alle mit einem großen Aufwand gepflegt werden mussten.

    Die Entscheidung, die KM-Aktivitäten auf einem Marktplatz in einer Art Galerie zu bündeln und unternehmensweit zugänglich zu machen, trägt zu Kostenreduzierungen, zur Verhinderung von Mehrfachentwicklungen sowie der gezielten Behebung von Defiziten beim Wissensmanagement bei. Zudem wird durch die Effektivierung des Informationsaustauschs mit einer erhöhten Mitarbeitermotivation sowie Produktivitätszuwächsen von circa 50 Prozent gerechnet. Der erwartete Mehrwert reicht von verbesserten und transparenteren Prozessen über mehr Kundenorientierung und -zufriedenheit bis hin zu einer schnelleren Entscheidungsfindung und einem verbesserten Informationstransfer.

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