Das Keimzellenmodell - eine schnelle und praktikable Methode zur Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen

    04. März 2002 von Carmen Herrmann

    Die Unternehmensberatung m2-consulting hat für die Einführung von Wissensmanagement ein spezielles Modell entwickelt mit dem in möglichst kurzer Zeit wirksame Effekte erzielt werden können. Die zugrundeliegende Philosophie ist der konzentrierte Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen, um in einem ausgewählten und klar definierten kritischen Bereich das Wissensmanagement schnell und nachhaltig aufzubauen.

    Einführung

    Die Unternehmensberatung m2-consulting hat für die Einführung von Wissensmanagement ein spezielles Modell entwickelt mit dem in möglichst kurzer Zeit wirksame Effekte erzielt werden können.

    Das sogenannte Keimzellenmodell erlaubt es, den Nutzern innerhalb kurzer Zeiträume präsentationsfähige Arbeitsergebnisse vorzustellen und mit dem Kick-off zu beginnen.

    Ausgangspunkt ist immer ein begrenztes Projekt zu einem spezifischen Thema - gewöhnlich dort wo der Handlungsbedarf am größten ist. Es wird dabei eine abteilungsübergreifende Projektgruppe aus Spezialisten und Anwendern gebildet, die genau an dem identifizierten Problem ansetzt und dafür Lösungen entwickelt. Diese Gruppe wird vom Personalmanagement und dem Management begleitet und unterstützt.

    Auf Grund des eingegrenzten fachlichen Fokus wird die Möglichkeit des Lernens leicht in den Wissensprozess integriert. Notwendig werdende Modifikationen lassen sich ohne großen Kostenaufwand realisieren und auf ihre Brauchbarkeit testen.

    Bei den Teilnehmern aus der jeweiligen Fachabteilung wird die notwendige Motivationsgrundlage für Wissensmanagement geschaffen, die Mitglieder der Task Force erwerben eine fachlich nicht eingeschränkte Einführungs- und Implementierungskompetenz, wobei den anderen Mitarbeitern an einem nachvollziehbaren praktischen Fall die möglichen Potentiale von Wissensmanagement verdeutlicht werden.

    Das Keimzellenmodell erlaubt darüber hinaus eine ständige, an den jeweiligen Bedarfsprofilen ausgerichtete

    • kritische überprüfung des Erreichten
    • kontinuierliche Weiterentwicklung der eingesetzten Tools, Werkzeuge und Methoden
    • frühzeitige Einbindung der internen und externen Nutzer in den Prozess der Implementierung

    Methodik

    Um der Komplexität der Implementation von Wissensmanagementprojekten gerecht zu werden empfiehlt sich in vielen Fällen ein Vorgehen nach dem Keimzellenmodell.

    Die zugrundeliegende Philosophie ist der konzentrierte Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen, um in einem ausgewählten und klar definierten kritischen Bereich das Wissensmanagement schnell und nachhaltig aufzubauen.

    Das Vorgehen nach dem Keimzellenmodell beruht ganz wesentlich auf der Parallelisierung der strategischen und operativen Aktivitäten.

    Es wird eine Strategieebene zur überwachung des Gesamtprozesses gebildet - parallel dazu wird ein konkretes Umsetzungsprojekt aufgelegt, dem später weitere folgen.

    Die Priorität der einzelnen Handlungsfelder bestimmt die Reihenfolge weiterer zu realisierender Einzelprojekte.

    Auf der Strategieebene definiert eine kleine Expertengruppe des Auftraggebers die konkreten Anforderungen an ein Wissensmanagement:

    • Welches Problem soll durch Wissensmanagement gelöst werden?
    • Was soll nach erfolgter Einführung anders sein?
    • Wie wird Wissen zur Zeit im Unternehmen gemanagt?
    • Worin bestehen Chancen, worin liegen die Risiken der Einführung?

    Vorteile des Keimzellenmodell sind:

    • Motivation durch die anschaulich vorführbare Modell-Lösung
    • ein klar definiertes Kostenrisiko
    • frühzeitige Amortisation der eingesetztem Mittel
    • die Mitarbeiter unserer Kunden gewinnen schnell relevantes umsetzbares Wissen

    Vorgehen

    Das Vorgehen nach dem Keimzellenmodell lässt sich in folgende Phasen und Schritte unterteilen:

    Phase 1 - Strategieebene

    Phase 2 - Die Keimzelle

    Phase 3 - Transformation bzw. Zellteilung

    Phase 1 - Strategieebene

    1. Analyse der Kundensituation

    Ohne Ziele keine Richtung und keine Klarheit über zukünftig benötigte Kompetenzen, vorhandenes und fehlendes Know-how und über Innovationsprioritäten.

    In einem ersten Schritt werden die Ziele und die konkreten Anforderungen an ein Wissensmanagementprojekt definiert.

    In Zusammenarbeit mit einer kleinen Expertengruppe des Unternehmens wird auf der Strategieebene die allgemeine Anforderungsanalyse erstellt. Das Ergebnis ist eine sorgfältige Dokumentierung und Fixierung der Wissensziele und des zukünftigen Kompetenzbedarfs für den erfolgsrelevanten Kernbereich des Unternehmens.

    Weiterhin wird der Stand der Einführung des Wissensmanagements auf der normativen und der technologischen Ebene eingeschätzt. Liegt ein eindeutiges Bekenntnis zum Wissensmanagement vor bzw. existiert eine Unternehmenskultur die auf den Erwerb, die Verwaltung und innovative Nutzung von Wissen ausgerichtet ist? Sind die organisatorischen Rahmenbedingungen adäquat und ist die technologischen Infrastruktur vorhanden?

    2. Grobe Wissensstrukturanalyse und Aufstellung der Task Force

    Im Anschluss daran wird eine grobe Wissensstrukturanalyse des Gesamtunternehmens durchgeführt um geeignete Organisationseinheiten als Kandidaten für eine Keimzelle zu identifizieren:

    Welche Geschäftsprozesse finden

    • wo
    • in welcher Form
    • mit welchen Auswirkungen


    auf andere Bereiche und Prozesse statt?

    Eine geeignete Keimzelle zeichnet sich durch eine Kombination aus aktuellen Wissensproblemen und einem hohen potentiellen Nutzen oder Ertragswert des Wissensmanagementprojektes für das Gesamtunternehmen aus.

    Ist die Keimzelle bestimmt und das interne Team gebildet, kann das erste Um-setzungsprojekt sofort initiiert werden.

    Gleichzeitig wird im Bereich der Personalentwicklung ein internes Wissensmanagementteam zusammengestellt (Task Force), dessen Aufgabe es ist, in Zusammenarbeit mit den Beratern von m2 und den Fachabteilungen bzw. Tochterunternehmen das Wissensmanagement einzuführen.

    Das Umsetzungsprojekt wird laufend von der Strategieebene begleitet, um die Ausrichtung auf das Gesamtunternehmen sicher zu stellen und eine weitgehende Standardisierung insbesondere der technischen Hilfsmittel herbeizuführen.

    Nach Abschluss dieses Umsetzungsprojekts wird der Erfolg von der strategischen Ebene evaluiert und die erforderlichen Schlüsse für die Transformation gezogen.

    Phase 2 - Die Keimzelle

    1. Wissensstrukturanalyse in Keimzelle

    Konzentriert auf das ausgesuchte spezifische Fachsegment wird die Frage untersucht, welche Geschäftsprozesse in welcher Form abgewickelt werden, welches Wissen dabei potentiell generiert wird und welche Kriterien geeignet sind, um die faktischen Wertschöpfungspotentiale zu messen und zu bewerten bzw. um die Relevanz dieses Wissens für das Unternehmen zu ermessen.

    Hierbei kommt es darauf an, Art, Umfang und Qualität der konkreten Inhalte im Rahmen von Experteninterviews zu erfassen und einer Systematik zuzuordnen. Auf diese Art und Weise lassen sich die wichtigsten Business Cases identifizieren.

    2. Implementation

    Es folgt auf der Anwendungsebene der Implementierungsprozess, also die Verbindung von Technologie, Bedarfsprofil und Wissensträgern.

    Auf dieser Ebene stehen folgende Fragestellungen im Vordergrund:

    • Welche Instrumente sind geeignet, um Wissen zu generieren, zu vernetzen und zu dokumentieren? (In Abstimmung mit der Strategieebene)
    • Wie wird der Betrieb, die Pflege und Aktualisierung der organisationalen Wissensbestände gewährleistet?
    • Decken die Wissensbestände das faktische Bedarfsprofil ab?

    Phase 3 - Transformation bzw. Zellteilung

    Die unternehmensinterne Task Force und die Berater sind nun in der Lage, die zunehmenden Anforderungsprofile der weiteren Geschäftsbereiche sukzessive in das bestehende Modell zu integrieren und in anderen Abteilungen weitere Keimzellen zu etablieren.

    Auf dieser Ebene liegt der Vorteil des Keimzellenmodells insbesondere darin, dass die wachsende Komplexität der Anforderungen sachlich und zeitlich bearbeitbar bleibt. Die einzelnen Schritte bleiben für alle Beteiligten transparent und erlauben den innovativen Umgang mit neuen Konzeptideen und Anforderungsprofilen. Je nach den zur Verfügung stehenden Ressourcen kann diese Integration in mehren parallel laufenden Umsetzungsprojekten unter Einbeziehung der Mitarbeiter aus der Task Force realisiert werden, wodurch eine starke Beschleunigung bei der Einführung von Elementen des Wissensmanagements im gesamten Unternehmen erreicht werden kann. Der Erfolg der Keimzellenprojekte übt dabei eine starke Sogwirkung auf andere Abteilungen aus. Die durch die Projektgruppen und Taskforces gebildeten communities-of-practice sind ihrerseits wieder Keimzellen für den weiteren, permanenten Wissensaustausch unter den Mitarbeitern.

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