Anwendung des Arideon Knowledge Portals bei Henkel und bei der IKB

    13. Oktober 2000 von Anne Asch, Redaktion

    Diskussionsforen statt Seminare. Die Henkel KGaA, Düsseldorf, begegnet dem immensen Schulungsaufwand ihrer 16.000 Mitarbeiter in Deutschland mit einem Wissensmanagement - System, das Seminare ersetzen, EDV - Anwenderunterstützung rationalisieren und gleichzeitig als Dokumenten - Management - System des Konzerns dient. Die IKB setzt ein Intranetportal und Wissenslandkarten zur Weissensverbreitung ein.

    Die Henkel KGaA in Düsseldorf, Hersteller von Wasch- und Reinigungsmitteln, beschäftigt rund 16.000 Menschen in Deutschland. Um technisch, fachlich und organisatorisch nicht den Anschluss zu verlieren, besteht hier ein immenser Schulungsbedarf. Allein im Jahr 1999 wurden von der Abteilung "Technische Aus- und Fortbildung" 12.000 Mitarbeiter in Seminaren geschult und 3.500 Qualifikationen durchgeführt. Schon die Einführung eines Systems wie "Lotus Notes" zog 18 Monate Schulung der Anwender nach sich. Hier werden die enormen Dimensionen des Schulungsbedarfs bei technischen Neuerungen in einem Grossbetrieb deutlich.

    Bei Innovationszyklen von weniger als 100 Tagen für Softwareprodukte kommen klassische Formen der Schulung, wie Seminare und Vorträge nicht mehr mit, zumal deren Wirksamkeit ohne die entsprechenden, zeitintensiven Formen der Vor- und Nachbereitung ohnehin strittig ist. Neue Formen der Wissensvermittlung müssen also her. Henkel hat diese bei der Einführung des Notes Release 5 erprobt. Hier wurde das notwendige Anwenderwissen zum ersten Mal nur durch das firmeneigene Intranet vermittelt.

    Theoretischer Ansatz ist die Tatsache, das nur selbständig erarbeitetes Wissen wirklich eingesetzt werden kann. Nur allzu oft werden die in frontaler Form in Seminaren und Schulungen vermittelten Informationen von den Lernenden als nicht relevant, da nicht ihrer augenblicklichen Lebenssituation entsprechend, empfunden. Schließlich brauchen die Anwender nur die Antworten auf Fragen, die sie gestellt haben - mehr oder andere Fakten erscheinen als unnötiger Ballast. Das vermittelte Wissen wird gar nicht mehr aufgenommen.

    Bei Henkel ist man diesem Problem durch ein E-Learning System begegnet, das gleichzeitig als konzernweites Knowledge-Management System dient. 9.000 Arbeitsplätze wurden seit Anfang letzten Jahres mit dem Arideon Knowledge Portal, einer Wissensmanagement-Lösung des Düsseldorfer Unternehmens Arideon AG, ausgestattet.

    Und wie funktioniert das nun?

    Die Software präsentiert sich dem Benutzern als Portal durch das der Zugriff sowohl auf Schulungsunterlagen als auch auf alle erdenklichen, im Konzern erzeugten Dokumente möglich wird. Im Prinzip kann also das gesamte Konzernwissen generiert werden. Auch animierte und sprachbasierte "Dokumente" sind für das System unproblematisch darstellbar. Das gesamte Unternehmenswissen kann so zur Basis der Schulung eines einzelnen Mitarbeiters werden.

    Fragen die auftauchen können in Diskussionsforen veröffentlicht werden. Um einer Banalisierung des Wissen vorzubeugen, gibt es für jeden Bereich spezialisierte Experten, welche die Foren leiten, über die Richtigkeit der Lösungsvorschläge und Antworten wachen und ggf. selbst fachliche Fragen korrekt beantworten. Diese Experten werden in "Wissenslandkarten" zusammengefasst, die über das Intranet abrufbar sind. Somit kann jeder Mitarbeiter ohne Zeitverlust den für seine Frage zuständigen Fachmann herausfinden und seine Frage stellen.

    Diese Methode dient vor allem der Entlastung des firmeneigenen Helpdesks, das FAQ`s nur noch einmal beantworten muss, nämlich im Intranet. Jeder Mitarbeiter kann dort die benötigten Informationen just in time mit einem Mausklick an seinen Arbeitsplatz holen. Unterstützt wird er dabei von einer komfortablen Suchfunktion. Ein grünes Häkchen hinter einer Anfrage bedeutet, dass sich nicht nur die Kollegen bemühen eine Antwort zu finden, sondern auch der zuständige Experte diese Anfrage bearbeitet hat. Neueingebrache Informationen werden u.a. durch Links im E-Mail System publiziert, welche die Mitarbeiter zu neuen Online-Lektionen führen.

    Enterprise - Knowledge - Portale

    Strategie und Umsetzung bei der IKB Deutsche Industriebank AG
    Wissensmanagement schafft Wettbewerbsvorteile Seit April letzten Jahres bündelt das Enterprise Knowledge Portal der Arideon AG bei der IKB relevantes Wissen aus intern und extern verfügbaren Quellen. Über 1.200 Mitarbeiter - verteilt auf 7 Standorte in Deutschland - haben über Web und Intranet einen schnellen und umfassenden Zugriff auf alle intern und extern verfügbaren Wissensbestände. Wissensbestände werden über einfache Suchoperationen gewonnen, tätigkeitsorientiert aufbereitet und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Die IKB sieht hierin einen entscheidenden Vorteil für die Erhöhung ihrer Beratungs- und Servicequalität. Zudem ermöglicht das Wissensnetz von Arideon, die Entscheidungs- und Bearbeitungsprozesse deutlich zu verkürzen.

    Individuelle Unternehmensfinanzierung erfordert in jedem Einzelfall komplexes Wissen - wie betriebswirtschaftliches Know-how, tiefe Branchenkenntnis, aktuelle Informationen zu Kreditkonditionen, zinsgünstigen Fördermitteln oder regionalen Förderprogrammen. Über das Portal werden bisher isolierte Produktinformationssysteme vereint und sämtliche Daten korrespondierend mit den IKB-Produkten auf einfache Weise zur Verfügung gestellt. Berechtigte Mitarbeiter haben über das IKB-Intranet deutschlandweit einen strukturierten und bedienerfreundlichen Zugriff auf alle Formulare, Vorlagen und Dokumente, die zu einem bestimmten Finanzprodukt gehören. Werden beispielsweise Auskünfte zum Thema Existenzgründer- und Wachstumsfinanzierung der Deutschen Ausgleichsbank benötigt, genügen wenige Systemschritte, um alle Informationen (Laufzeit, Volumen, Zielgruppe, Zinssatz usw.) in Erfahrung zu bringen. Ebenso unmittelbar stehen Ansprechpartner, Antragsformulare und Verfahrenshinweise zur Verfügung.

    In der IKB unterstützt das Arideon Knowledge Portal die Bildung von Dialogforen und lösungsorientierten virtuellen Teams, die sich mühelos jedem Wissensinhalt zuordnen lassen. Das Portal hat hochqualifizierte Mitarbeiter in einen intensiven Dialog gebracht, die früher bestenfalls per Telefon oder E-Mail miteinander kommuniziert haben. Die Einbindung aller Mitarbeiter in das Wissensnetzwerk und dessen kommunikationsfördernde Wirkung ermöglicht den unternehmensweiten Erfahrungsaustausch und das Festhalten von Best Practices. "Von Anfang an traten positive Effekte bei der internen Kommunikation ein", kommentiert Kurt Huckriede, Projektleiter der IKB. Dass die Portallösung ihre Vorzüge derart schnell im Unernehmensalltag habe entfalten können, resultiere aus der benutzerfreundlichen Oberfläche. Dank der einfachen Bedienung habe es auch während der Pilotphase keine Akzeptanzprobleme gegeben.

    Die umfangreichen Groupware Funktionen des Arideon Knowledge Portals nutzen die in der IKB vorhandenen Kommunikationsstrukturen und fügen sich harmonisch in die vorhandene IT-Landschaft ein. Die beim Einsatz unterschiedlicher Systemwelten sonst unvermeidlichen Reibungsprobleme sind in der IKB völlig unbekannt. Stattdessen profitieren die vorhandene Bürokommunikation und das portalbasierte Wissensmanagement wechselseitig voneinander. Das firmeneigene Intranet erfährt eine erhebliche Aufwertung, weil bisher ungenutzte technische Möglichkeiten für die themenbezogene Kommunikation erschlossen werden.

    Wissenslandkarten geben Orientierung

    Dank der integrierten Expertise - Funktionen im Arideon Knowledge Portal entsteht ohne hohen administrativen Aufwand eine detaillierte Wissenslandkarte, welche die Verteilung spezieller Kompetenzen in der IKB genau verzeichnet. Durch die Beteiligung an Projekten oder aktive Teilnahme an einem lösungsorientierten Dialogforum kann ein Mitarbeiter Kenntnisse erwerben, die ihn zu bestimmten Problemstellungen als inhaltlichen Experten identifiziert. Bei einer Suche nach Themenexperten würde dieser Mitarbeiter als Wissensträger identifiziert werden. Das Arideon Knowledge Portal bewährt sich somit in der IKB als ein unverzichtbares Instrument für ein zielgenaues Experten-Management.

    Aber auch das Wissen um etwaige Wissensdefizite kann von hohem Wert sein: Wo gibt es noch weiteren Informationsbedarf zu einem bestimmten Produkt? Auch darauf gibt die Portallösung eine Antwort. Dafür sorgen die vielfältigen Controllinginstrumente zur Auswertung der Wissensbasis. Beispielsweise gewinnen Verkaufszahlen durch die Kombination mit der Zugriffsfrequenz auf zugehörige Dokumente eine neue Aussagekraft. Konkreter Informationsbedarf wird zeitnah erkannt und kann durch gezielte Produktschulung umgehend behoben werden.

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